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La principale erreur que j’ai commise en 2020

Par Jupiter Phaeton

Bon, 2020, c’était une année costaud quand même, on va pas se le cacher. Mais il y a bien une chose que j’aurais pu faire beaucoup mieux en 2020 : m’occuper de ma communauté.

Ma communauté, ça a toujours été une de mes tops priorité depuis que je suis devenue écrivain à temps plein. C’est venu assez naturellement : j’ai pris le temps de répondre à tous les messages qu’on m’envoyait, sur les réseaux sociaux et par email. Et au début, c’était simple : il n’y en avait pas beaucoup. Puis, petit à petit, ça a grandi, très progressivement, hein. Fin 2019, je savais déjà que j’étais dépassée par le nombre de messages que je recevais : 50 à 70 emails par jour, 30 à 50 messages Insta, une vingtaine de Messenger… Sans compter les tags, les chroniques, toutes ces choses auxquelles il est important de réagir, pour les encourager, pour remercier, pour apprécier aussi, tout simplement…

En 2020, ça a encore plus explosé comme tu t’en doutes : je suis montée jusqu’à plus de 100 emails par jour sur une longue période, les messages sur les réseaux sociaux n’ont pas spécialement augmenté, parce que j’ai tout simplement cessé d’y répondre. J’ai cessé de répondre aux commentaires sur mes publications, je ne parle même pas des commentaires sur d’autres publications qui me mentionnent, non, non, sur mes propres publications. J’ai cessé de répondre aux commentaires du blog, j’ai cessé plein de choses.

Parce que même si j’ai très envie de répondre à tout le monde, d’échanger avec tout le monde, ma priorité reste d’écrire. Je pourrais consacrer l’intégralité de mes journées, aujourd’hui, à ne faire qu’interagir sur les réseaux ou à répondre aux emails, tant je reçois de messages. C’est juste fou.

Du coup, en 2020, c’est vraiment le point où j’ai été une cata. Progressivement, mes emails se sont accumulés, alors que je savais qu’il fallait que je trouve un moyen de déléguer. Les réponses se sont espacées, parfois je répondais avec trois mois de retard à un email ! J’ai dû prendre la décision d’envoyer un message générique à 7000 personnes pour « vider » la boîte email et repartir sur une base saine. J’ai ouvert Instagram moins souvent, j’ai répondu moins souvent, j’ai raté maintes stories, des posts adorables sur mes romans sont sûrement passés à la trappe.

En 2020, je n’ai pas été à la hauteur de ce que je voulais pour ma communauté. Je n’ai pas voulu franchir cette étape de déléguer et j’ai foncé dans le mur. Pourquoi est-ce que je ne voulais pas déléguer cette partie ? Principalement parce que les messages que je reçois sont parfois très personnels, que les gens me racontent leur vie souvent et qu’ils le font en s’adressant à Jupiter Phaeton, pas en s’adressant à l’équipe Panda Jones. Alors, demander à des membres de l’équipe d’interagir avec eux, ça me paraissait déplacé. C’est aussi pour ça que j’ai envoyé un email générique aux gens qui m’avaient écrit, plutôt que de transférer leurs messages pour qu’ils obtiennent une réponse de l’équipe. J’ai transmis certains messages, qui n’étaient pas personnels, comme les personnes qui cherchaient à connaître une date de publication d’un de mes romans, ou la date de retour des livres en version papier… ce genre de choses.

Du coup, nous avons mis en place un nouveau process :

  • Je reçois toujours des emails, mais s’ils ne sont pas personnels, je délègue la réponse ;
  • J’ai fait en sorte de supprimer mon adresse email de la majorité des endroits où elle se trouve et progressivement elle va totalement disparaître, pour être remplacée par courrier@pandajones.fr, ainsi ça arrivera dans la boîte email de l’équipe, qui pourra dispatcher. Parfois, on me transfère les messages quand on cherche des réponses très techniques, mais j’intègre mes réponses à une FAQ, ce qui permet à l’équipe de répondre la fois suivante ;
  • Concernant les réseaux sociaux, autant que possible, ce sont les comptes Insta et FB de Panda Jones qui vont répondre aux commentaires et aux tags. Sur Facebook, comme il s’agit d’une « page » et que ce n’est pas mon profil perso, Panda Jones répond également aux messages reçus dans Messenger. Sur Instagram, en revanche, on a trouvé que c’était plus personnel comme compte du fait qu’on écrit à une personne, et pas à une « page officielle », j’ai donc conservé la main sur les messages reçus en MP ;
  • J’ai aussi délégué d’autres missions, toujours afin de me libérer du temps et pouvoir interagir avec ma communauté avec « qualité ». C’est OK pour moi de ne pas pouvoir répondre à tout le monde, je l’accepte aujourd’hui, même si j’ai eu un peu de mal au début tellement je voulais être capable de le faire pour tout le monde, mais je veux que quand je réponds, ce ne soit jamais à la va-vite, ce soit toujours avec un intérêt sincère. Alors c’est important pour moi de conserver du temps pour échanger avec la communauté ;
  • J’ai conservé les appels que je passe régulièrement avec les fans, pour avoir leurs retours, leurs points de vue et en savoir un peu plus sur ce qu’ils espèrent pour la suite, ou s’ils ont des idées qu’ils aimeraient qu’on mette en œuvre ensemble (comme la trame pour les lecteurs).

Comme je le dis souvent, l’échec, c’est quelque chose d’important. C’est en envoyant cet email générique à plus de 7000 personnes que je me suis dit que j’étais en train d’apprendre une sacrée leçon. Et comme tu le sais… J’ADORE APPRENDRE ! C’est ce qui fait qu’on teste ce nouveau process maintenant et aussi, que je pourrais enseigner d’autres auteurs qui un jour se retrouveront débordés, à déléguer, comment le faire, dans quelles circonstances, etc.

J’ajoute que j’ai une PandaTeam vraiment formidable autour de moi, qui est très protectrice de mon temps et qui fait de son mieux pour assumer un tas de missions en vue de me faciliter la vie au quotidien. Je crois que je ne le dirai jamais assez : mais c’est vraiment une équipe du tonnerre. Je ne crois pas que j’aurai un autre jour dans ma vie une équipe aussi investie, performante et incroyablement bienveillante. C’est grâce à eux que j’ai pu prendre cette décision concernant les emails, tout en sachant que ça allait me briser le cœur de le faire, mais qu’il fallait le faire. C’est parce que j’avais leur soutien. Savoir qu’une partie des messages est maintenant gérée par eux n’est pas du tout stressant pour moi : je sais qu’ils ont la bienveillance et l’écoute nécessaires pour répondre à ces messages. Je leur fais entièrement confiance pour prendre soin des lecteurs ou des auteurs qui passent entre leurs mains.

J’en profite pour les remercier, du fond du cœur. Mais pour remercier aussi les auteurs qui m’écrivent, qui ont toujours des mots adorables de soutien et d’encouragement. Je veux aussi remercier tous les lecteurs qui m’envoient des messages extraordinairement positifs. Sachez que même si ce n’est pas moi qui réponds directement à certains, l’équipe me transmet toujours vos mots d’encouragement :). J’ai un dossier intitulé « choupitude » dans lequel je les conserve, au cas où j’aurais un coup de mou un jour. Je sais que tous les messages dans ce dossier peuvent me remonter le moral en une seconde.

Alors merci à vous tous. Je vous aime fort.

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